Si vous en avez assez de jongler avec les feuilles de calcul, les notes et les listes de tâches, Microsoft Lists est un joyau caché dans Microsoft 365 qui peut révolutionner votre flux de travail. Ne le confondez pas avec une autre application de liste. Cette plate-forme polyvalente vous permet d’organiser tout et n’importe quoi sur votre bureau ou même sur votre téléphone Android.
Des modèles intégrés qui relancent vos projets à l’intégration transparente d’Excel et aux fonctionnalités d’automatisation robustes, Lists regorge de super pouvoirs qui améliorent la productivité.
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7 Les listes proposent de nombreux modèles pour vous aider à démarrer
Comme tout autre outil de productivité, Microsoft Lists regorge de modèles intégrés. Après tout, démarrer une base de données à partir de zéro peut prendre du temps et être improductif. Que vous souhaitiez créer un outil de suivi des problèmes, une liste d’intégration des employés, un itinéraire d’événement, un planificateur de contenu, un planificateur financier ou un outil de suivi du recrutement, il existe un modèle pour créer rapidement une liste.
Les modèles de liste Microsoft sont entièrement personnalisables. Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes, créer de nouvelles entrées et personnaliser des listes avec toutes les fonctions disponibles. Cela dit, j’aimerais voir plus de modèles à l’avenir. La collection globale est encore mince par rapport à Word, PowerPoint et Excel.
6 La flexibilité est le deuxième prénom des listes Microsoft
Microsoft Lists vous offre une flexibilité incroyable lorsqu’il s’agit de créer des listes. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire à vos projets, telles que les dates d’échéance, les priorités, les membres de l’équipe affectés, l’état d’avancement ou tout ce dont vous avez besoin.
Il existe également plusieurs types de colonnes parmi lesquels choisir. Vous pouvez avoir des champs de texte, des champs numériques, des dates, des menus déroulants, des cases à cocher oui/non et même des colonnes calculées qui calculent automatiquement les valeurs. La meilleure partie est que les listes Microsoft vont au-delà de la vue de liste de base. Vous pouvez ajouter des vues Tableau (parfait pour la gestion de projet de style Kanban), Galerie (afficher vos éléments visuellement) et Calendrier à votre liste.
Cette flexibilité garantit que vos listes sont non seulement fonctionnelles, mais également visuellement attrayantes et faciles à parcourir.
5 Une solution de productivité riche en fonctionnalités cachée dans la vue du plan
Bien que Microsoft Lists soit en avant-première, le géant du logiciel n’a pas lésiné sur les fonctionnalités. Microsoft Lists propose Android natif et Applications iOS. Vous pouvez même installer l’application Web en tant que PWA (Progressive Web App) sur le bureau.
Vous pouvez filtrer les éléments par différentes catégories, dates, montants et titres. Dans l’ensemble, vous n’aurez pas de mal à trouver une entrée pertinente dans une grande base de données. Comme d’autres applications Microsoft 365, Lists prend également en charge la collaboration en temps réel avec les clients et les collègues, la co-création transparente, et bien plus encore. Bien qu’il y ait place à l’amélioration, la liste actuelle des fonctionnalités devrait être suffisante pour qu’un utilisateur moyen puisse démarrer.
4 L’intégration de Microsoft Excel donne un grand coup de pouce aux listes
Étant une offre officielle de Microsoft, je ne suis pas surpris par l’intégration fluide de Lists avec Excel. À tout moment, vous pouvez exporter votre liste au format CSV, l’importer dans Microsoft Excel et commencer à improviser sur votre base de données avec une gamme de fonctions, de graphiques et de tableaux croisés dynamiques.
Même si Lists fait très bien le travail, il n’est toujours pas à la hauteur d’un tableur complexe et avancé comme Excel. Si vous souhaitez débloquer plus de fonctionnalités, assurez-vous d’envoyer votre base de données vers Excel.
3 Vous pouvez partager vos listes en toute sécurité avec vos amis et collègues
En tant que partie de l’écosystème Microsoft 365, Lists exploite OneDrive pour synchroniser et partager vos bases de données. Comme toujours, vous pouvez explorer tous les avantages OneDrive tout en partageant votre liste avec d’autres. Lorsque vous cliquez sur l’icône Partager, assurez-vous d’ouvrir le menu avancé afin de pouvoir définir un mot de passe et une date d’expiration pour le lien partagé.
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Ces outils s’avèrent utiles lorsque vous envisagez de partager un suivi des dépenses avec un proche ou un inventaire de produits avec vos collègues. Cela garantit que votre liste ne tombe pas entre de mauvaises mains.
2 Les listes disposent d’options d’automatisation robustes via des règles
L’automatisation est l’endroit où Microsoft Lists brille vraiment. C’est une arme secrète pour gagner du temps et gagner en efficacité. Lorsque vous créez une règle, vous disposez de plusieurs options pour déclencher une notification sur votre appareil. Par exemple, lorsqu’une colonne spécifique est mise à jour (« Statut » passe à « Terminé »), une règle peut envoyer automatiquement une notification à l’éditeur ou au chef de projet.
De même, si une date d’échéance approche ou si un niveau de priorité est modifié, une règle peut déclencher un email de rappel ou mettre à jour une autre colonne. Si quelqu’un supprime un élément, les listes peuvent envoyer une notification au propriétaire de la liste ou créer une copie de sauvegarde dans une autre liste. Les possibilités sont infinies ici.
1 Plus facile à utiliser qu’une base de données traditionnelle
La plupart des outils de base de données sont complexes et peuvent décourager de nombreux utilisateurs occasionnels. Microsoft Lists, en revanche, est convivial et facile à apprendre. Même la création de règles d’automatisation est un jeu d’enfant. Vous définissez simplement l’événement déclencheur (« Lorsqu’une colonne change ») et l’action que vous souhaitez effectuer (« Envoyer une notification par e-mail »).
Utilisez les listes Microsoft pour en faire plus avec moins d’effort
Microsoft Lists est polyvalent et convivial, et ses fonctionnalités puissantes en font un outil inestimable pour les individus et les petites équipes. Les listes offrent une solution personnalisable pour répondre à tous les besoins. Alors, qu’est-ce que tu attends ? Abandonnez les feuilles de calcul obsolètes et essayez les listes Microsoft. Pendant que vous y êtes, n’oubliez pas d’utiliser les applications mobiles Lists.