Méfiez-vous des vendeurs qui proposent des cadeaux : les 5 éléments qui devraient figurer dans votre politique en matière de cadeaux et de divertissements | Fisher Phillips

C’est la période des fêtes et le responsable des achats de votre entreprise a reçu une bouteille de vin d’un vendeur de longue date. Vous pensez : « Pas de problème, c’est juste une bouteille de vin. » Une semaine plus tard, vous apprenez qu’il s’agissait en réalité d’une bouteille extrêmement rare valant plus de 1 000 $. Maintenant, vous pourriez avoir un problème. Bien que votre politique ne soit pas claire sur cette question, le cadeau est précisément le type de cadeau qui peut donner l’impression d’une irrégularité, qu’il s’agisse d’un conflit d’intérêts ou d’un pot-de-vin. Comment pouvez-vous éviter que cela ne se reproduise ? En ayant une politique en matière de cadeaux et de divertissements (G&E). Voici un aperçu de cette nécessité d’entreprise – surtout à cette période de l’année – et des cinq éléments qui devraient être abordés dans votre politique.

Politiques en matière de cadeaux et de divertissements : un aperçu de base

Les politiques G&E peuvent aider à éviter que la situation décrite ci-dessus ne se produise et peuvent démontrer l’engagement de votre entreprise à mener ses activités de manière éthique et intègre. Une politique G&E efficace ne peut pas répondre à toutes les situations possibles, mais une politique bien rédigée peut promouvoir la cohérence, encourager des relations commerciales éthiques, minimiser les préoccupations potentielles et fournir des lignes directrices à vos employés – ainsi qu’à vos partenaires commerciaux.

Qui devrait être couvert par la police ?

La politique devrait s’appliquer à tous employés – du plus récent employé tout en bas de l’échelle de l’entreprise jusqu’au PDG. Il n’est pas rare que des cadres supérieurs reçoivent des cadeaux de partenaires commerciaux à tout moment de l’année, mais surtout pendant les vacances. Si les hauts dirigeants sont autorisés à recevoir des cadeaux et des divertissements qui dépassent les limites de l’entreprise, cela peut envoyer le message que les normes éthiques s’appliquent à tous les employés, à l’exception des cadres supérieurs. Cela nuit au moral et peut amener les employés à supposer qu’il est acceptable de violer les autres normes de l’entreprise.

À certaines occasions, des dirigeants ou d’autres employés peuvent être invités à des événements officiels pouvant dépasser les limites des divertissements. Ceci est généralement acceptable à condition que les événements soient jugés commercialement raisonnables et que les individus représentent l’entreprise. Gardez toutefois à l’esprit que dans certains pays un tel divertissement peut enfreindre les lois locales anti-corruption et pourrait être considéré comme une violation de la loi fédérale américaine. Il est donc important que de tels événements soient approuvés au préalable par le service juridique ou de conformité de l’entreprise.

Les 5 choses que votre politique G&E devrait aborder

1. Limites en dollars sur les cadeaux et les divertissements

Les cadeaux sont généralement considérés comme tout ce qui a de la valeur et les divertissements incluent généralement des événements tels que des dîners, des événements sportifs et des spectacles. Il n’est pas rare de voir une limite de 50 à 100 dollars pour les cadeaux et une limite de 100 à 200 dollars pour les divertissements. Si vous faites des affaires en dehors des États-Unis, votre politique doit également expliquer que ces limites doivent être ajustées en fonction du coût de la vie local, elles sont donc équivalentes à la limite américaine. Certaines politiques ne prévoient pas de limite monétaire pour le divertissement, mais indiquent plutôt que le divertissement doit être conforme aux pratiques commerciales éthiques courantes. Les politiques efficaces devraient également avoir des limites annuelles pour éviter les occurrences répétées qui tombent en dessous de la limite unique. De plus, les cadeaux en espèces ou équivalents en espèces comme les cartes-cadeaux (quel que soit le montant) devraient être strictement interdits.

2. Membres de la famille

La politique doit indiquer que les cadeaux et divertissements destinés aux membres de la famille des entités commerciales sont soumis aux mêmes limitations et restrictions.

3. Calendrier des cadeaux et divertissements

La politique devrait interdire l’acceptation de cadeaux ou de divertissements pendant des périodes spécifiques. Par exemple, les employés ne doivent pas accepter de cadeaux ou de divertissements de la part de partenaires commerciaux actuels ou potentiels pendant le processus d’appel d’offres, les négociations contractuelles, les évaluations de fournisseurs ou les examens formels. Les employés doivent être formés pour éviter toute apparence d’irrégularité afin qu’il ne fasse aucun doute que l’offre ou l’acceptation d’un cadeau ou d’un divertissement ne dépend pas du fait que l’une ou l’autre des parties fasse ou promette de faire quelque chose en retour.

4. Situations particulières

Votre police doit couvrir certaines situations spécifiques qui soulèvent souvent des questions.

• Lorsqu’il est remis à des collègues : La politique devrait également aborder les lignes directrices relatives aux cadeaux et aux divertissements offerts par les collègues de l’entreprise. Dans un premier temps, les employés doivent se renseigner et se conformer aux politiques de l’entreprise du destinataire. Cela pourrait inclure des limites financières et temporelles ainsi que les pratiques commerciales habituelles du destinataire. En l’absence de directives spécifiques de l’entreprise destinataire, les cadeaux et divertissements offerts par les employés de votre entreprise doivent correspondre aux attentes que vous auriez à l’égard des cadeaux reçus par vos employés.
• Lorsqu’il est remis à des agents publics : Les cadeaux et divertissements offerts aux agents publics sont généralement très réglementés. La politique doit nécessiter l’approbation préalable d’une personne du service juridique ou de conformité avant d’offrir des cadeaux ou des divertissements à des agents publics. Votre entreprise doit également enregistrer soigneusement ces cadeaux et garantir le respect de toutes les obligations de déclaration applicables. Les cadeaux et divertissements ne doivent jamais être offerts en échange d’une action ou d’une approbation gouvernementale telle que des permis de construire, des évaluations fiscales favorables ou toute autre action gouvernementale.
• Lorsqu’il est accordé à des agents publics étrangers: Les cadeaux et divertissements offerts à des agents publics étrangers sont régis par la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger et peuvent entraîner des sanctions importantes en cas de violation de la loi. L’autorisation préalable de votre service juridique ou de conformité devrait être une disposition obligatoire de votre police. Pour plus de détails, voir : L’affaire d’une vie – ou une peine de prison et des amendes ? 5 meilleures pratiques pour éviter les violations de la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger.

5. Comment traiter les questions

La politique doit fournir des coordonnées et des ressources aux employés s’ils ont des questions sur le respect de la politique G&E. La politique devrait également encourager les employés à demander conseil s’ils ont des questions sur l’acceptation de cadeaux et de divertissements.

Emballer

Quelques derniers points :

• La politique doit être incluse dans la politique de conformité et d’éthique ou dans le manuel de votre entreprise.
• Incluez un aperçu de la politique avec le programme d’orientation pour les nouvelles recrues et tout type d’intégration pour les nouveaux agents ou représentants non salariés de l’entreprise.
• C’est également une bonne pratique d’envoyer des rappels annuels (c’est-à-dire pendant les vacances) aux partenaires commerciaux concernant la politique G&E de l’entreprise et de leur demander leur coopération.
• Certaines entreprises profitent également de cette occasion pour rappeler à leurs partenaires commerciaux leur engagement en matière d’éthique et d’intégrité dans toutes les transactions commerciales de l’entreprise.