La ville de Dundee a près de six mois de retard dans la présentation de son rapport d’audit 2022-2023 au vérificateur général de Floride.
Des retards supplémentaires dans le rapport récurrent exigé par les statuts de Floride pourraient mettre en péril une partie importante des fonds publics de la ville en raison des conclusions d’audits annuels répétés, qui incluent trois années de problèmes financiers non corrigés.
Mais le directeur municipal, Tandra Davis, affirme que les fonds publics ne seront pas supprimés car l’audit sera envoyé à Tallahassee en janvier, et avant que le corps législatif – qui supervise en fin de compte les problèmes financiers récurrents avec les municipalités – ne commence sa session.
Le maire Samuel Pennant a encore minimisé la situation par téléphone jeudi, affirmant que Dundee avait jusqu’en avril pour déposer l’audit avant de faire face aux conséquences.
Mais Joe Garrison, ancien maire et critique virulent de l’administration actuelle de la ville, affirme que Dundee n’a jamais manqué la date limite annuelle du 30 juin auparavant et il estime que les retards sont au mieux dus à une mauvaise gestion des finances de la ville.
Statuts d’audit municipal de Floride
Les municipalités de Floride ont jusqu’au 30 juin de chaque année pour soumettre un rapport d’audit pour l’exercice précédent sans soulever de problèmes auprès de l’État.
En vertu des lois de Floride, les rapports d’audit du gouvernement local, si nécessaire, doivent être déposés auprès du bureau du vérificateur général de Floride au plus tard neuf mois après la fin de l’exercice financier de l’entité, qui serait le 30 juin de l’année suivante, selon Richard Voss. le Bureau du vérificateur général de Floride.
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« Nos dossiers montrent que le dernier rapport d’audit reçu pour la ville (de Dundee) pour l’exercice 2021-2022 a été reçu le 9 juin 2023 », ce qui a été fait en temps opportun, a-t-il déclaré.
« Nous n’avons pas encore reçu de rapport d’audit financier pour l’exercice 2022-23 », a déclaré Voss.
Le non-respect de la date limite déclenche un contact entre le Bureau du vérificateur général et le Comité mixte d’audit législatif lorsque trois années d’audit ont révélé des problèmes dans l’examen annuel qui nécessitaient des mesures correctives.
« Comme l’exige l’article 11.45(7)(a) des Statuts de Floride, la ville figurait sur notre notification au Comité d’audit législatif concernant le rapport d’audit de l’exercice 2022-23 », a déclaré Voss.
Voss a confirmé que le vérificateur général n’avait toujours pas reçu d’audit de Dundee à 16 heures le 20 décembre.
Le directeur municipal affirme que le manque de personnel a causé des retards
« L’audit pour 2022-2023 est actuellement en cours d’examen par l’auditeur (de la ville) », a déclaré Davis dans une déclaration envoyée par courrier électronique à un journaliste le 17 décembre. « Nous l’aurons terminé et téléchargé dans l’État d’ici la session de janvier 2025.
« La ville n’avait pas de directeur financier à cette époque et avait fait appel aux services d’un cabinet de CPA externalisé. Cette société a terminé l’audit avec retard, comme mentionné », a déclaré Davis.
«Cependant, tous les documents ont été soumis au cabinet d’audit pour examen et rapport. Le cabinet d’audit devrait présenter les conclusions de l’audit à la commission lors de la réunion du 14 janvier 2025. »
Pennant, qui a été élu à la commission municipale en 2010, a déclaré qu’il était conscient du retard de Dundee dans l’audit au moins une fois auparavant et a minimisé l’urgence des avertissements des résidents et de l’auditeur de la ville.
« Nous devrions respecter notre délai », a-t-il déclaré. « La date limite est avril, nous devrions donc respecter notre date limite. De temps en temps, une municipalité sera en retard.
« Je suis maire depuis 12 ans maintenant, et je pense que c’est la deuxième ou la première fois que nous arrivons aussi tard », a ajouté Pennant.
Lorsqu’on lui a demandé si Dundee avait trouvé un directeur financier, il a répondu que le département financier avait embauché une personne il y a environ six mois. En ce qui concerne les conclusions de l’audit que l’État a demandé de corriger, il a déclaré que le nouveau responsable des finances n’avait connaissance de la lettre du Comité législatif conjoint d’audit que depuis environ quatre semaines.
Rares avertissements publics émis par le vérificateur municipal
Ces derniers mois, Davis, Pennant et les commissaires municipaux ont été avertis publiquement que Dundee risquait de perdre le financement de l’État si l’audit n’était pas envoyé le plus tôt possible.
Dans un enregistrement de la réunion de la commission du 22 octobre publié sur Facebook l’auditeur externe de la ville, Mike Brynjulfson, a pris la mesure inhabituelle d’avertir publiquement la direction, le maire et les commissaires de Dundee de l’approche d’une date limite pour l’audit en retard. Les auditeurs municipaux n’abordent généralement pas les audits municipaux lors d’une réunion publique.
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Les tentatives pour joindre Brynjulfson par téléphone ont échoué. Dans l’enregistrement sur Facebook, il a passé en revue les délais légaux et la procédure en cas de retard des rapports d’audit avant de proposer un avertissement sévère sur les conséquences.
Sur 42 municipalités (plus de 10 % des gouvernements locaux de Floride), la commission conjointe de la Chambre et du Sénat a pris des mesures à leur égard lors de la session législative 2023-2024, ordonnant au ministère du Revenu de cesser de leur envoyer des fonds publics – à l’exception des fonds municipaux. promis pour la dette, a-t-il déclaré.
Dans le cas de Dundee, cela pourrait représenter 25 % des revenus du fonds général, a déclaré Brynjulfson.
« C’est donc à cela que nous serons confrontés si cela n’est pas fait d’ici avril », a-t-il déclaré lors de la réunion d’octobre.
Il a ajouté que la plupart des municipalités qu’il audite dans le comté de Polk travaillent actuellement sur leurs rapports 2023-2024, il lui faudrait donc environ un mois pour terminer l’audit de Dundee s’il disposait de toutes les informations nécessaires, qu’il n’avait pas encore reçues d’ici octobre. réunion de la commission.
« C’est le meilleur scénario », a déclaré Brynjulfson à propos du timing.
Lors d’un appel téléphonique avec un journaliste de Ledger, Garrison a déclaré qu’il n’était au courant d’aucun moment de l’histoire où la ville de Dundee n’avait pas respecté la date limite du 30 juin pour déposer son rapport financier audité.
« Personnellement, je pense que l’argent est extrêmement mal géré », a-t-il déclaré, entre autres allégations concernant l’année en cours et les exercices fiscaux passés.
Garrison a affirmé qu’un vendeur de lave-auto et d’esthétique automobile avait été payé avec la carte de crédit de la ville au cours des dernières années, tout comme les achats de nourriture et de fleurs au cours de l’exercice 2020-2021, comme le montrent les archives publiques qu’il avait obtenues de Dundee après avoir embauché un avocat.
Une demande de relevés de carte de crédit par The Ledger est en attente.
Garrison a déclaré que sa demande d’information publique comprenait également un bilan. Mais cette demande n’a toujours pas été satisfaite, c’est pourquoi il a déclaré qu’il n’était pas en mesure d’avoir une vue d’ensemble de la manière dont les fonds des contribuables sont utilisés.
La commissaire Mary Robinson a déclaré jeudi par téléphone qu’elle avait demandé en février 2023 un rapport sur les dépenses et le bilan à l’administration de la ville.
«Je ne les ai pas encore reçus», a déclaré Robinson, qui en est à sa première année en tant que commissaire et critique la gestion de la ville lors des réunions de la commission. Les réunions municipales ne sont pas enregistrées, bien que des citoyens privés publient des vidéos sur leurs pages Facebook, dont certaines montrent des cris pendant les réunions.
« On m’a dit que c’était la première fois dans l’histoire que la ville de Dundee se trouvait dans cette situation difficile et que l’auditeur s’était dit très inquiet car il n’avait jamais vu cela dans la ville de Dundee », a-t-elle déclaré.
Robinson a déclaré qu’elle voulait savoir pourquoi une caravane de divertissement de 100 000 $ avait été achetée par la ville. Elle a déclaré que ces fonds auraient été mieux dépensés pour un programme parascolaire au centre communautaire.
Lorsqu’on lui a demandé si la carte de crédit de la ville avait été utilisée au cours des années passées pour des lave-autos, des fleurs et des dîners chez Red Lobster, Pennant a répondu : « S’il y a des choses comme ça, l’audit le détectera. »
Écarts à corriger dans les audits passés
En plus de l’audit de la ville, attendu depuis longtemps, son auditeur a découvert des problèmes au cours des derniers exercices financiers. Ces problèmes sont identifiés et doivent encore être corrigés, comme le montrent les documents d’État demandés par The Ledger au bureau du vérificateur général de Floride et au comité législatif conjoint d’audit.
Cela a été documenté dans un échange de lettres plus tôt cette année entre Pennant et le Comité mixte d’audit législatif, selon les archives de l’État. La lettre initiale a été envoyée par son président et vice-président, le représentant Michael Caruso, R-Delray Beach, et le sénateur Jason Pizzo, D-Sunny Isles Beach.
« Les statuts de la Floride exigent que l’auditeur général informe le comité d’audit législatif conjoint lorsqu’une municipalité n’a pas réussi à corriger un résultat d’audit qui a été rapporté dans trois rapports d’audit successifs », indique la lettre adressée à Pennant et Davis.
« Le Comité pourra alors exiger de la municipalité qu’elle fournisse une explication écrite de l’état des mesures correctives qui ont été prises », indique la lettre. « Si l’explication n’est pas fournie ou est jugée insuffisante, le Comité peut exiger que le président du conseil d’administration de la municipalité comparaisse devant le Comité.
Le 4 décembre 2023, Dundee a été invité à fournir des explications écrites détaillant les mesures correctives apportées au rapport d’audit de l’année précédente, a indiqué le comité dans la lettre la plus récente.
« Pour chaque constatation d’audit (par le Comité) qui a été rapportée dans le rapport d’audit de l’exercice 2021-22 ainsi que dans les deux rapports d’audit précédents, la réponse doit soit expliquer pourquoi des mesures correctives complètes n’ont pas été prises ou, si l’organe directeur a l’intention de pour prendre des mesures correctives complètes, décrire les mesures correctives à prendre et le moment où elles se produiront.
Parmi les conclusions de l’audit contenues dans la dernière lettre du comité, datée du 24 janvier :
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Les comptes bancaires de la ville ne sont pas rapprochés à temps.
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Les transactions enregistrées dans le système d’information comptable de la ville contenaient de nombreuses erreurs.
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Les frais de permis de construire non dépensés de la ville soumis au plafond s’élevaient à 262 209 $ au 30 septembre 2022, ce qui dépassait de 71 256 $ les coûts moyens engagés pour faire appliquer le code du bâtiment de Floride au cours des quatre exercices précédents.
En mars, Pennant a signé une lettre en réponse au comité.
« La direction de la ville est d’accord avec les conclusions de l’audit suivantes », indique la réponse. « Depuis la publication de ce rapport d’audit, la direction a travaillé avec diligence pour résoudre ces problèmes et mettre en œuvre les corrections nécessaires afin de minimiser les constatations récurrentes à l’avenir. »
Les réponses de Pennant aux constatations de l’audit ont été les suivantes :
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Deux membres du personnel de Dundee ont suivi une formation auprès du cabinet CPA de la ville pour le rapprochement des relevés bancaires.
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Le personnel a été formé pour améliorer le traitement des rapprochements bancaires, des écritures de journal de paie, des comptes créditeurs et d’autres écritures de journal.
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La ville a acheté le bâtiment des services de développement le 10 novembre 2021, avec les fonds reportés des frais de permis de construire, mais a tout de même dépassé la moyenne de 71 256 $. Il a dépensé cette somme en rénovations du bâtiment.
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Dundee a également proposé des rabais dans une résolution de juin 2023 pour ajuster automatiquement les frais de permis de construire en fonction des fonds disponibles dépassant le plafond statutaire.
Davis, qui est titulaire d’une maîtrise en administration des affaires et a débuté comme directrice des finances de la ville avant d’être promue directrice municipale, a déclaré qu’elle attendait une autre lettre de l’État lorsque la session législative débuterait en janvier.
« Ils soumettront des lettres à chaque municipalité en retard, leur donnant ainsi un délai final », a-t-elle déclaré. « Cette date limite est généralement fixée à mars ou avril 2025. Si l’audit n’est pas résolu à cette date, la ville pourrait alors mettre en péril son financement public. »
Si une petite ville ou un village ne dépose pas d’audit auprès de l’État, la législature de l’État peut suspendre les fonds destinés à une municipalité non conforme, y compris le financement fédéral de la subvention globale pour le développement communautaire, que les États utilisent généralement pour financer jusqu’à 80 % des projets d’infrastructure dans leur pays. petites villes.
Pour les villes de moins de 50 000 habitants comme Dundee, le Département du Commerce de Floride fixe les priorités de financement du CDBG pour des projets tels que les usines de traitement des eaux usées, les projets d’eau, le développement économique, les installations récréatives et les centres communautaires, entre autres.
Cet article a été initialement publié sur The Ledger : L’audit de Dundee est en retard de 6 mois, car l’auditeur met en garde contre les conséquences