L’ancien CPA réclame les erreurs financières de Baugo en raison des inefficacités logicielles

GOSHEN – Au cours de la deuxième journée de procès pour la pétition pour renvoi du syndic du canton de Baugo, tenue lundi, plusieurs témoins ont pris la parole en faveur de la fiduciaire Katherine Weaver et ont expliqué en outre ce qu’elle n’a pas fait lors de son témoignage le 24 janvier.

Plus de 25 personnes ont signé une pétition en octobre en appelant le déménagement de Weaver en tant que fiduciaire de longue date du canton de Baugo. La pétition et le procès ultérieure ont allégué que Weaver était mentalement incapable d’exécuter les fonctions de la fonction publique qu’elle a occupée depuis 2007. Une action en justice pour son renvoi a été ouverte à Elkhart County Circuit Court par le membre du conseil consultatif du canton Peter Colan, qui est représenté par Thomas du comté Vetne of Chester Law Office a spécifiquement lié à des fonds disparus. Une action en justice supplémentaire a été déposée le 4 février, alléguant l’incapacité de suivre la loi en raison du non-dépôt de documents nécessaires.

Au cours du procès le 24 janvier, Vetne a fait valoir qu’une multitude de documents de canton liés au bureau du syndic n’était pas du tout déposé, déposé incorrectement ou déposé très tard, y compris les prêts personnels ou les obligations, serment de bureau, reçus, rapports financiers et autres éléments.

À partir de 2020, Colan affirme que les rapports annuels ont accumulé plusieurs inexactitudes et ont subi une perte présumée spectaculaire d’environ 400 000 $ sur la base des dossiers soumis à l’État.

Le 31 décembre, l’avocat de la défense de Weaver, Christopher Thomas Pottratz de Warrick & Boyn LLP, a affirmé que les pétitionnaires tentaient de «renverser la volonté des électeurs» et d’installer leur propre représentant après le retrait de Weaver. Mais la loi de l’État indique qu’un dirigeant du comté serait responsable de l’identification d’un remplacement de Weaver si elle est retirée de ses fonctions.

Le 7 janvier, Colan a appelé une réunion spéciale du conseil d’administration du canton dans l’espoir d’embaucher une fête extérieure pour revoir les livres du canton. Les membres du conseil d’administration ont affirmé lors de la réunion que les livres du canton étaient audités chaque année et jusqu’à présent, il n’y avait pas de problèmes. Mais selon Vetne lors du premier jour de l’audience de preuve, le bureau du fiduciaire subit des audits de procédure et non des audits financiers, et même ceux-ci ne se produisent pas chaque année comme ils sont censés le faire. En fait, il affirme que le bureau de Weaver n’a pas eu d’audit financier depuis 10 à 15 ans.

Lors de la réunion, le conseil d’administration et les contribuables n’étaient pas en faveur de l’embauche d’une entreprise extérieure. Au lieu de cela, Julie Phillips, un membre de la communauté qui est un CPA s’est porté volontaire pour les revoir sans frais pour les contribuables. Alors que Selon Colan, le conseil n’a pas voté en faveur de Phillips examinant les documents, Phillips l’a fait de toute façon et elle a présenté ses conclusions au cours du jour 2 du procès.

Vetne affirme que les échecs de Weaver dans sa fonction publique ont commencé peu de temps après son élection en 2006. Weaver a été élue administrateur du canton de Baugo en 2006 et n’a pas été contestée dans la course. Elle était également incontestée en 2014, 2018 et 2022; mais a remporté une course contestée contre un candidat démocrate en 2010, selon les archives de Goshen News. Elle a servi au bureau pendant 18 ans.

Le rapport financier annuel est un document déposé dans les 60 jours suivant la fin de chaque année de la chronique des finances d’une juridiction pour l’examen et le suivi de l’État. Les préoccupations concernant le rapport financier ont commencé avec le rapport de 2016, où de décembre 2016 à janvier 2022, environ une perte de 400 000 $ est alléguée.

Colan aurait porté la préoccupation de l’attention de Weaver, mais Weaver a dit qu’elle ne se souvenait aucune discussion à ce sujet.

Pendant le Jour 2 du procès, Colan a expliqué lors de son témoignage que ses préoccupations provenaient de quelqu’un du State Board of Accounts qui l’a contacté au sujet de certaines divergences après avoir été caucus en 2022, mais n’était pas spécifique, alors il est allé à la recherche de la cause préoccupant.

Colan a déclaré lundi au tribunal qu’il ne cherchait rien de spécifique lorsqu’il s’est produit sur les rapports financiers qui, selon lui, ne correspondaient pas. Il a demandé au fiduciaire pourquoi et a dit au juge qu’elle « n’avait pas de réponse », alors il lui avait envoyé un e-mail à elle et aux autres membres du conseil du canton et n’a toujours reçu aucune réponse, a-t-il déclaré. Il a de nouveau posé des questions à ce sujet lors d’une réunion du conseil d’administration, où Colan a dit qu’il avait été informé par d’autres membres du conseil d’administration que le but de la réunion était de discuter du budget et que la conversation n’avait rien à faire dans cette réunion.

Colan a dit qu’il avait l’impression qu’il avait épuisé toutes ses avenues, alors il a décidé d’explorer les options juridiques, expliquant qu’il n’accuse pas Weaver de prendre l’argent, mais qu’il voulait plutôt savoir ce qui lui était arrivé. Après avoir déposé la pétition, il a en outre appris que les autres documents n’étant pas déposés ou déposés de manière incorrecte.

Dans certaines situations, telles que les soldes à découvert qui ont causé des inquiétudes, Weaver a déclaré au tribunal que les soldes n’étaient pas survenus, mais que parce que la paie est payée à la fin du mois mais n’est pas enregistrée avant le début du mois suivant, les soldes peuvent sembler à être un nombre qu’ils ne sont pas – un problème de comptabilité en espèces par rapport à la comptabilité d’exercice. Weaver a déclaré qu’elle marque les chèques pour dépôt à la date de dépôt, même s’ils peuvent ne pas être effacés pendant quelques jours, ce qui fait apparaître le compte.

Weaver a déclaré qu’il y avait eu des problèmes avec le programme comptable et noté lors du contre-interrogatoire avec son propre avocat Pottratz selon lequel il y a eu des modifications apportées à la rationalisation des processus, notamment la combinaison des comptes bancaires pour le service d’incendie et le Fonds général du canton et les logiciels de commutation.

Au cours de la partie de janvier du procès, Pottratz s’est soumis aux déclarations de la Banque de la Cour confirmant que l’argent n’a jamais été absent des comptes; Cependant, les chiffres sont toujours différents des rapports financiers à l’État.

De plus, Colan a affirmé qu’il avait constaté que certains rapports n’avaient pas été soumis à Gateway.

Pottratz a expliqué que non seulement Weaver n’avait jamais été assis au pouvoir avec Weaver pour en savoir plus sur les facultés mentales, mais que les rapports financiers qui étaient préoccupants ont été corrigés. Il a déclaré au tribunal qu’il n’y avait aucun problème dans le passé qui n’avait pas été corrigé et aucun problème actuel.

Madeline Smith, membre du conseil d’administration de Baugo Townshiop, a déclaré que s’il y avait jamais eu des discussions sur les soldes, ils ont été résolus «immédiatement» et qu’il n’y avait jamais de souci des capacités de Weaver avant que Colan ne rejoigne le conseil d’administration.

Le chef des pompiers, Jon Gonzalez, a également déclaré qu’il n’avait aucune préoccupation concernant les capacités de Weaver pour effectuer le travail.

Le greffier du canton de Baugo, Teresa Davis, était membre du personnel du canton de Baugo avant que Weaver ne soit initialement élue. Comme Weaver, Davis a déclaré que les problèmes associés aux rapports financiers du syndic étaient liés aux problèmes avec le logiciel que le bureau utilise et non aux capacités de Weaver.

Davis a déclaré que le bureau utilise un logiciel comptable appelé Microspectrum mais est actuellement en train de migrer vers un autre en raison des problèmes qu’ils ont eu. L’un des problèmes majeurs est que si le mois est déjà fermé, ils doivent appeler l’entreprise pour résoudre tout problème, mais parfois le contact est trop occupé.

Le logiciel utilise des codes pour créer des modifications des informations sur les comptes et si un code est mal tapé, le rapport apparaîtra mal, mais Davis a déclaré que cela ne signifie pas que les comptes bancaires réels sont désactivés. Selon Davis, la plupart des erreurs ont été révélées en 2022 et ils ont travaillé pour les corriger. Elle a également noté que les changements dans les processus au bureau ont résolu les problèmes depuis la découverte de 2022.

La CPA à la retraite Julie Phillips s’est portée volontaire pour revoir les finances du bureau du syndic. Elle a été le dernier témoin du procès lundi.

Phillips a déclaré que les logiciels utilisés présentaient des «limitations substantielles», y compris une mauvaise facilité d’utilisation. Elle a dit que le seul véritable avantage du programme est que les informations sont facilement téléchargées sur la passerelle Indiana.

« En ce qui concerne les logiciels comptables, c’était probablement le pire que j’aie jamais vu – pas probablement – c’était le cas », a déclaré Phillips.

D’après les relevés bancaires, Phillips a déclaré au tribunal qu ‘«il n’y avait rien d’inhabituel».

Elle a constaté que les fonds n’étaient pas interrompus par 21 $, mais l’un de ces articles était un ancien compte avec 1 $, et l’autre était des frais bancaires qui n’étaient pas suivis.

La comptabilité du système, cependant, était une autre histoire et représentait au moins 345 000 $ en erreurs de codage de transfert, montrant de l’argent dans le compte qui n’a jamais existé réellement.

« Cela peut être aussi simple qu’une erreur de code clé, l’une est un 01 et l’autre est de 11 », a déclaré Phillips, notant que le système n’a pas été construit avec des contrôles internes. «Ce sont des erreurs que les gens font tous les jours à leur travail, mais ils ont des systèmes en place pour les empêcher de se produire.»

Le juge de la Cour de circuit du comté d’Elkhart, Michael Christofeno, au lieu de clôturer les arguments, a donné à chacun des avocats environ un mois pour présenter des faits proposés, d’ici le 12 mars. Après que ceux-ci ont été reçus, les avocats ont jusqu’au 28 mars pour répondre aux conclusions de l’autre partie. Le juge statuera sur l’affaire au plus tard le 26 juin.