STeven Johnson a la réputation d’être un passionné de logiciels de recherche. Auteur de 13 livres de non-fiction, il est constamment à la recherche d’outils numériques pour rationaliser son processus créatif. Ainsi, lorsque les grands modèles linguistiques – qui alimentent les outils d’IA de génération de texte tels que ChatGPT – ont commencé à attirer l’attention, il s’est surtout intéressé à ce qu’ils pouvaient signifier pour l’organisation de l’information.
En 2022, un article Johnson a écrit sur les LLM pour le New York Times a attiré l’attention des chercheurs de Google Labs, la branche expérimentale d’IA de l’entreprise technologique, qui lui ont proposé : les aiderait-il à développer le type d’assistant de recherche numérique dont il rêvait ? Le résultat est NotebookLM, un outil de prise de notes qui utilise l’IA pour vous aider à organiser, résumer et répondre aux questions sur toutes les informations que vous lui fournissez. « Pour nous, il s’agit d’un outil permettant de comprendre les choses », explique Johnson.
L’IA générative a été adoptée avec enthousiasme dans le domaine des technologies de productivité, avec des outils nouveaux et existants promettant des fonctionnalités qui peuvent vous aider à rationaliser votre emploi du temps, à simplifier les e-mails et à prendre des notes plus efficacement. J’ai généralement été sceptique à l’égard de ces produits, en supposant qu’au moment où j’ai essayé de les configurer, j’ai probablement annulé la plupart de leurs avantages en termes de productivité. Mais avec l’arrivée d’une nouvelle génération, je me suis demandé si mon flux de travail ne pourrait pas bénéficier d’un boost de l’IA. Ces outils pourraient-ils réellement offrir certains des avantages revendiqués par les acolytes de l’IA, en automatisant des aspects plus banals du travail et en me laissant libre de me concentrer sur mes efforts créatifs ?
J’ai approché NotebookLM avec prudence, en notant l’avertissement en bas de l’écran : « NotebookLM peut encore parfois donner des réponses inexactes, vous souhaiterez donc peut-être confirmer les faits de manière indépendante. » En tant que journaliste, je me méfie de la tendance à « halluciner » de l’IA. Mais NotebookLM diffère des générateurs de texte tels que ChatGPT, Claude ou Gemini dans le sens où il ne fonctionne qu’avec les informations que vous fournissez. Vous pouvez démarrer un nouveau « carnet » pour un projet et télécharger jusqu’à 50 « sources ». Ceux-ci peuvent inclure des fichiers PDF, des fichiers audio (qu’il transcrit automatiquement), des fichiers .txt, des liens Web et Google Docs. J’ai essayé de télécharger des notes et des fichiers d’interview pour une histoire sur laquelle je travaillais, puis j’ai demandé au « guide Notebook » – un assistant IA – de produire un document d’information basé sur leur contenu.
J’ai immédiatement vu l’appel. Le mémoire résumait les points clés soulevés lors d’heures d’audio et établissait des liens entre mes sources. Il a même extrait des citations clés. À l’aide de la fonction de chat de l’IA, j’ai interrogé davantage le matériel, en demandant quelles découvertes étaient les plus surprenantes et en posant des questions spécifiques sur le contenu. Plutôt que de parcourir mes transcriptions pour me rappeler quelles personnes interrogées avaient soulevé un point particulier, j’ai simplement demandé : « Qui a parlé de [X topic]? » et j’ai obtenu un résumé détaillé de qui a dit quoi – ainsi que des notes de bas de page me dirigeant vers le libellé exact du document original.
C’est la restriction au cœur de NotebookLM – utiliser uniquement les informations que vous fournissez – qui le rend si utile. Je pouvais le voir adopté par les étudiants et les travailleurs du savoir de tous bords. Johnson dit qu’il a un cahier pour son prochain livre, dans lequel il stocke ses idées et demande au guide de suggérer des structures de chapitres ou des personnages clés. «C’est un peu comme un carnet de brainstorming ciblé», dit-il. Il en possède également un pour le projet NotebookLM lui-même, où il rassemble des annonces et des mémos. Il a utilisé le guide pour rédiger un communiqué de presse pour une nouvelle fonctionnalité et lui a demandé de proposer son propre slogan : « Pensez plus intelligemment, pas plus fort ».
Il y a des inconvénients. Le guide donne de longues réponses aux requêtes, ce qui entraîne beaucoup de texte à parcourir, et j’ai trouvé un niveau de subjectivité s’insinuant dans les résumés générés par l’IA (il a jugé mon entretien avec Johnson « fascinant »). Cela était particulièrement évident dans l’option « Audio Overview », une fonctionnalité très médiatisée qui crée un podcast de 10 minutes généré par l’IA en fonction de vos sources. C’est assez époustouflant au début : on dirait vraiment que deux animateurs de podcast discutent en connaissance de cause du sujet. Mais j’ai découvert qu’il extrapolait à partir de mon matériel, portant des jugements de valeur qui ne reflétaient pas nécessairement le contenu original.
NotebookLM m’a définitivement fait gagner du temps dans la recherche d’informations, mais la productivité n’est pas seulement une question d’efficacité. Johnson pense que cet outil peut favoriser la créativité à un niveau plus profond. Il a un cahier qu’il appelle son « cahier de tout ». Il contient des milliers de citations qu’il a recueillies dans des livres électroniques au cours des 25 dernières années, et il ajoute lentement le texte de tous les livres qu’il a écrits. Il le traite ensuite comme une extension de sa mémoire, utilisant le chat de l’IA pour faire resurgir des sujets d’intérêt ou établir des liens entre les sources. « C’est incroyablement bon de simplement dire : ‘Oh ouais, il y a 15 ans, vous avez lu cet article sur les colonies de fourmis' », dit-il.
Tson idée d’externalisation ou d’expansion des capacités cérébrales est un thème courant dans les cercles de productivité. La métaphore d’un « deuxième cerveau » revient souvent. « Le concept du deuxième cerveau est en fait un moyen qui vous permet d’avoir un autre produit qui fait une grande partie du gros du travail à votre place, vous libérant ainsi pour un travail à plus grande valeur ajoutée », déclare Robbie O’Connor de San Francisco. plateforme de productivité Notion. O’Connor travaillait sur Google Maps et compare la deuxième idée cérébrale à la façon dont cette application a suralimenté nos capacités de navigation. « Cela vous donnait beaucoup plus de puissance, beaucoup plus de liberté, beaucoup plus de fiabilité », dit-il.
Notion propose une suite d’outils organisationnels, avec divers modèles de prise de notes, notamment une liste de tâches, un planificateur de projet et un budget, ainsi que des fonctionnalités d’IA. Il dispose également d’une application de calendrier et a annoncé le mois dernier une prochaine application de messagerie. J’ai trouvé cela écrasant lorsque je me suis connecté – j’écris généralement simplement une liste de choses à faire sur papier. Alors que je commençais à remplir une liste de choses à faire hebdomadaire, un suivi des habitudes et un planificateur de projet, je ne pouvais m’empêcher de sentir que je tergiversais plutôt que de réellement faire le travail que je prévoyais. Cependant, une grande partie de l’attrait de Notion réside dans ses fonctionnalités collaboratives lorsqu’elles sont adoptées par toutes les équipes ; en travaillant seul, j’ai raté ces avantages.
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Un autre produit de prise de notes, Capacitésest plus intuitif, même s’il reste quelque peu intimidant. Celui-ci a été lancé en 2022 et a récemment reçu un coup de pouce après avoir été recommandé par Casey Newtonjournaliste technique et utilisateur expérimenté d’outils de productivité. La grande idée de Capacities est de supprimer le système de stockage informatique traditionnel de fichiers et de dossiers. Au lieu de cela, les notes sont classées par type en « objets » – par exemple, un livre, un pdf, une personne, un lien Web, une image ou un document. Vous pouvez ensuite organiser et lier ces objets en les rassemblant ou en ajoutant des balises. L’idée est que vous devriez pouvoir redécouvrir plus facilement les notes pertinentes ; ils s’organisent davantage au fil du temps, plutôt que d’avoir un seul emplacement défini dès le départ. « Cela ne sert à rien de stocker et d’organiser des choses si cela ne vous aide pas au final », explique le cofondateur Steffen Bleher. Il y a aussi un assistant IA.
J’ai commencé à collectionner des objets, à noter des idées d’histoires et à ajouter des liens intéressants. C’était un bon moyen de garder les choses au même endroit ; généralement, je notais des idées dans l’application Apple Notes et des liens de favoris dans mon navigateur. Mais après avoir utilisé Capacities pendant un certain temps, j’ai découvert que je n’avais pas beaucoup de notes pour bénéficier de son approche de mise en réseau d’informations. Il était clair qu’il faudrait un engagement à long terme pour en tirer le meilleur parti. Pour Bleher, les capacités sont fondamentalement un choix de style de vie ; il l’utilise à des fins professionnelles et personnelles, en y ajoutant des réflexions sur les livres qu’il lit et des idées issues de discussions avec des amis. Une visite vidéo du co-fondateur Michael von Hohnhorst le montre en train de noter ses réflexions sur un podcast qu’il vient d’écouter et d’enregistrer ses citations et recettes préférées. Je ne peux pas imaginer documenter ma vie à ce point. UN États des articles de blog sur les capacités: « Construire un deuxième cerveau demande de la discipline. » C’est peut-être ce qui me manque.
Bleher reconnaît qu’une petite cohorte d’utilisateurs expérimentés en termes de productivité sont éclipsées par une liste beaucoup plus longue de personnes qui souhaitent simplement une solution à un problème de flux de travail spécifique qu’elles rencontrent. Même s’il appartient clairement au premier camp, il adopte une vision pragmatique de l’adoption des nouvelles technologies. « Beaucoup de gens tombent dans le piège de la productivité, ils doivent avoir des configurations folles et faire plus de choses, et en fin de compte, ils tergiversent et ne font rien », dit-il.
Anna Gurun, directrice associée chez HSM Advisory, un groupe consultatif sur l’avenir du travail, fait écho à ce sentiment. « Le grand défi est de confondre productivité et activité », dit-elle. Vous pouvez cocher de nombreuses tâches dans une application de liste de tâches, mais réalisez-vous réellement ce dont vous avez besoin ? Votre calendrier IA organise peut-être votre emploi du temps, mais passez-vous toujours trop de temps en réunions inutiles ? « Si vous n’êtes pas clair quant aux résultats que vous souhaitez atteindre, vous ne pourrez pas utiliser l’outil efficacement », dit-elle. La productivité a également un côté plus émotionnel, ajoute-t-elle, que les outils technologiques ne peuvent pas vraiment aider. Peut-être que vous êtes moins productif parce que vous dormez mal ou que vous venez de vivre une mauvaise rupture. Les applications peuvent également donner l’impression que l’échec est plus important, dit-elle : « Vous magnifiez en quelque sorte le comportement. »
Ces mots me sont venus à l’esprit en repensant à un outil de calendrier que j’avais essayé. Il existe de nombreux outils de planification intelligents. J’ai opté pour Reclaim.ai, propriété de Dropbox. Il se synchronise avec Google Agenda et, lorsqu’il est utilisé par les équipes, optimise les meilleurs horaires de réunion pour convenir à tous les participants. Il possède également plusieurs fonctionnalités simples mais pratiques, notamment la possibilité d’ajouter automatiquement un tampon de « décompression » après des réunions incluant un lien vidéo et la possibilité de saisir des « habitudes » – des tâches régulières pour lesquelles vous souhaitez réserver du temps. J’ai pris l’habitude quotidienne de passer une heure à travailler sur ce roman que je continue à vouloir écrire, pour lequel Reclaim.ai a trouvé dynamiquement du temps autour de mes autres obligations. Au début, avoir le rappel du calendrier était une bonne motivation, mais j’ai vite réalisé que j’avais été beaucoup trop ambitieux. Aussi sophistiquées que soient les fonctionnalités, aucun outil de planification ne peut créer plus d’heures dans la journée ou m’obliger à réellement faire le travail.
Cependant, à mesure que l’IA devient plus intelligente, elle pourra peut-être s’occuper davantage de ces petites tâches fastidieuses qui nous détournent de ce à quoi nous voulons vraiment consacrer du temps. La prochaine tendance concerne les « agents » IA – une évolution du chatbot, avec la capacité d’agir réellement. Ce mois-ci, la société d’IA Anthropic a fait une démonstration un modèle d’IA expérimental qui peut remplir automatiquement un formulaire Web en recherchant des données sur l’ordinateur de quelqu’un. Google serait en train de développer un agent IA capable de réserver un vol ou d’effectuer un achat en ligne de manière autonome.
Rahul Vohra, fondateur et directeur général de l’application de messagerie Surhumaindit que cette approche viendra aux outils de productivité. Superhuman dispose déjà de fonctionnalités d’IA pour aider à rédiger, résumer et répondre aux e-mails, et en a récemment ajouté une qui crée automatiquement des événements de calendrier en fonction des détails envoyés par e-mail. Les agents IA pourraient faire plus. « Vous pouvez imaginer un agent IA qui trie en votre nom, qui planifie en votre nom, qui écrit même et envoie un jour des e-mails entièrement écrits en votre nom », dit-il.
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