Comment utiliser Gmail, Gcal et Outlook pour trouver les heures de réunion

Des réunions d’une certaine nature sont généralement nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des entreprises, des organisations et même des familles, mais essayer de trouver des créneaux horaires dans un monde de plus en plus occupé peut être un défi. À mesure que le nombre de personnes attendues à la réunion augmente, la difficulté de choisir un moment où tout le monde est libre augmente également. Nous sommes plus nombreux à retourner au bureau qu’à tout autre moment au cours des trois dernières années, et nous sommes plus nombreux à nous réunir.

Comme pour bien d’autres choses dans la vie, vos applications sont là pour vous aider : vous trouverez des outils dans de nombreuses applications de calendrier populaires, ainsi que des utilitaires autonomes dédiés, destinés à vous aider à trouver une heure qui vous convient. pour tout le monde. Vous ne pourrez peut-être pas garantir que la réunion en vaudra la peine, mais vous pouvez au moins vous assurer qu’elle aura lieu. En prime, vous pouvez utiliser des fonctionnalités inaperçues dans les applications dont vous disposez déjà pour planifier des choses.

Gmail

De nombreuses réunions sont organisées par courrier électronique, et si vous êtes impliqué dans un échange au sujet d’une réunion dans Gmail, vous pouvez informer toutes les autres personnes participant à la conversation lorsque vous êtes réellement disponible. Lorsque vous rédigez un nouveau message dans Gmail sur le Web, cliquez sur les trois points en bas de la fenêtre, puis choisissez Fixer un moment pour se rencontrer et Offrez des moments où vous êtes libre.

Un nouveau panneau s’ouvre sur la droite : cliquez et faites glisser sur les zones de votre calendrier où vous êtes disponible. Vous pouvez spécifier la durée de la réunion et ajouter de nouvelles dates à celles que vous avez déjà fournies, en utilisant les options ci-dessous. Cliquez sur Suivantajoutez toutes les notes ou détails nécessaires sur l’emplacement, puis choisissez Ajouter à l’e-mail.

Les heures que vous avez choisies sont ensuite intégrées à votre message électronique et le destinataire de l’e-mail peut cliquer sur un créneau pour organiser la réunion dans Google Agenda. Pour l’instant, cela ne fonctionne que pour les réunions en tête-à-tête : si plusieurs personnes participent à la conversation par courrier électronique, une seule personne peut cliquer sur un créneau et fixer une heure pour se rencontrer.

Google Agenda

Google Agenda est également doté de sa propre fonctionnalité permettant de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, en termes de réunion. Pour que cela fonctionne, les autres participants à la réunion doivent avoir partagé leur calendrier avec vous, ou ils doivent faire partie de la même organisation que vous, exécutant tous la suite de logiciels de Google.

Lors de la création d’un événement sur le Web, ajoutez les invités présents dans le champ approprié, puis ouvrez le Trouver une heure languette. Ici, vous pouvez voir les créneaux horaires des jours à venir pendant lesquels tout le monde aura du temps libre, du moins selon son agenda Google. Sur la droite, vous pouvez autoriser les invités à modifier l’événement et à inviter d’autres personnes.

Google Agenda proposera même des suggestions d’heures lorsqu’il y a des lacunes dans les calendriers de tous les participants potentiels. Vous pouvez ensuite continuer à créer l’événement normalement, en utilisant les calendriers partagés comme guide, puis les personnes que vous avez invitées pourront confirmer leur participation.

Perspectives

Microsoft Outlook pour Windows est livré avec un assistant de planification intégré : Choisissez Nouvelle réunion du Maison dans le composant calendrier de l’application, et vous verrez que Assistant de planification est l’un des onglets de menu de la nouvelle fenêtre qui apparaît. Il affichera la disponibilité du calendrier pour tous les participants à la réunion, bien que cela ne fonctionne que s’ils font partie de votre organisation.

Vous pouvez rechercher manuellement des emplacements gratuits ou utiliser le Sélection automatique dans la barre de menu en haut pour que le logiciel vous fasse des suggestions. Vous pouvez également faire la différence entre les participants obligatoires et facultatifs (ceux qui doivent absolument être présents et ceux qui ne le doivent pas) et même rechercher en même temps des salles libres dans votre organisation.

Cela fonctionne également dans Outlook sur le Web, même si ce n’est pas aussi complet : créez une nouvelle réunion, invitez un ou plusieurs participants, et le logiciel fait des suggestions sur les temps libres pendant lesquels tout le monde peut se réunir. Clique sur le Préférences qui apparaît sur la droite pour indiquer plus précisément quand vous souhaitez que la réunion ait lieu et combien de temps elle est susceptible de durer.

Applications dédiées

Si vous souhaitez un moyen simple d’interroger les participants à une réunion sur leur disponibilité, essayez Griffonnage. Les bases sont gratuites (vous n’avez même pas besoin de créer un compte) et il vous suffit de spécifier une liste de créneaux potentiels, puis d’envoyer des invitations par e-mail et d’amener les gens à voter pour celui qui fonctionne le mieux. C’est très simple à utiliser, les résultats sont faciles à suivre et vous pouvez obtenir des outils plus avancés via un forfait payant.

Compagnon est une autre option freemium, et elle est un peu plus sophistiquée que Doodle, ce qui peut ou non être ce que vous recherchez. Il est facile d’intégrer le service à vos calendriers existants et il existe plusieurs façons d’organiser des réunions : vous pouvez lui transférer des e-mails vous demandant votre disponibilité pour vérifier par rapport à votre calendrier, vous pouvez configurer des pages sur lesquelles les utilisateurs votent sur différentes plages horaires. , et vous pouvez utiliser Sidekick AI pour rechercher les moments où le calendrier de chacun correspond.

Nous aimons aussi SimplyMeet.me, qui permet aux utilisateurs d’organiser jusqu’à 500 réunions par mois avant de payer pour le service, ce qui est suffisant pour répondre aux besoins de la plupart des gens, espérons-le. Vous pouvez facilement configurer les types de réunions pour lesquelles vous êtes disponible et les créneaux libres dont vous disposez, puis SimplyMeet.me s’occupe de tout le reste. De plus, il s’intègre parfaitement à une multitude d’applications de calendrier et de vidéoconférence.