Comment prévenir un certain nombre d’erreurs courantes au travail

Il est inévitable que des erreurs se produisent dans les affaires, mais il est important d’essayer de prévenir ces erreurs qui pourraient finir par vous coûter de l’argent ou même nuire à la réputation de votre entreprise. Voici quelques moyens de prévenir un certain nombre d’erreurs courantes au travail.

Violation des règles de protection des données

Il est probable qu’une grande partie de votre personnel de bureau traite de nombreuses données chaque jour de l’année. Il est également fort probable que vos collègues devront partager ces données avec d’autres services, pour aider l’entreprise à fonctionner le plus harmonieusement possible. Le seul problème est que si des collègues s’envoient ces fichiers par courrier électronique, un clic de souris accidentel ou une erreur momentanée pourrait entraîner l’envoi de ces fichiers à quelqu’un de complètement différent. S’il s’agit d’une personne extérieure au problème, cela pourrait causer de gros problèmes à votre entreprise. S’il s’agit de données sensibles sur l’entreprise, vos concurrents pourraient les utiliser pour essayer de limiter le montant des ventes que vous pouvez réaliser dans les mois ou les années à venir. S’il s’agit de données financièrement sensibles concernant vos clients, vous pourriez accidentellement donner à un parfait inconnu tout ce dont il a besoin pour acheter illégalement quelque chose depuis leur compte bancaire. Vous devez au moins informer ces clients de la violation des données, ce qui ferait paraître l’entreprise comme non professionnelle et vous ferait même perdre vos clients à l’avenir.

La meilleure façon d’éviter que cela ne se produise, est d’installer un logiciel de protection contre la perte de données sur tous les ordinateurs de votre entreprise. Il comporte de nombreuses fonctionnalités permettant de réduire les risques que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Vous pouvez en lire quelques-unes en cliquant ici, mais en termes simples, le logiciel de prévention de perte de données fonctionne comme un fossé numérique autour de votre entreprise. Si quelqu’un essaie d’envoyer un document sensible particulier à une personne avec une adresse électronique externe ou de le télécharger sur une plateforme de partage de fichiers comme Dropbox, le logiciel l’en empêchera tout simplement. Vous savez ainsi qu’il n’y a aucun moyen d’envoyer accidentellement des données sensibles à des personnes extérieures à l’entreprise.

Mauvais calcul des chiffres

Une autre erreur mineure qui pourrait entraîner une erreur majeure est le mauvais calcul des chiffres. Si vous vous trompez simplement en tapant un chiffre dans votre calculatrice ou si vous oubliez d’ajouter une certaine vente ou dépense à votre total courant, vous risquez de vous tromper en calculant la somme d’argent qui reste dans l’entreprise. La meilleure façon d’éviter cela est d’utiliser des feuilles Excel ou un logiciel de comptabilité similaire pour calculer les chiffres que vous utilisez. En incluant toutes les informations sur la même feuille de calcul à chaque fois, vous savez que toutes les données vitales ont été incluses dans le calcul et que le total final est correct.

Oublier des rendez-vous

Si vous utilisez un vieil agenda papier ou même un simple bloc-notes, il est fort probable que vous puissiez facilement manquer un rendez-vous important. En plus de vous faire paraître non professionnel, cette erreur pourrait aussi faire perdre de l’argent à l’entreprise. Au lieu de vous fier à votre propre mémoire pour vous rappeler de consulter votre agenda, utilisez une application de calendrier sur votre téléphone ou votre tablette, qui vous avertira de tout rendez-vous à venir. Ainsi, vous pouvez être assuré que vous n’oublierez plus jamais d’assister à une réunion importante.