Pourquoi NotebookLM de Google est une excellente application pour les petites entreprises

L’année dernière, j’ai écrit ça NotebookLM de Google n’est « certainement pas encore ouvert aux affaires ». J’ai revisité. Et maintenant je peux signaler : c’est le cas. Et elle s’annonce comme l’application phare de 2025 pour les petites entreprises. Voici pourquoi.

C’est le LLM de votre entreprise

Pour commencer, NotebookLM est un mini-grand modèle de langage (LLM) pour votre entreprise. C’est simple à utiliser. Vous et votre équipe créez des dossiers à des fins différentes, puis téléchargez des documents (principalement des PDF et du texte), connectez d’autres sites ou créez des liens vers des vidéos YouTube. Oui, il existe des limites en matière de données. Mais presque instantanément, ces données sont disponibles pour toute personne que vous choisissez d’interroger avec des citations claires pour la source de ses réponses. Google promet que les données ne seront pas utilisées à d’autres fins.

Il utilise des données externes

Deuxièmement, les données sont utilisées par NotebookLM conjointement avec d’autres données externes. Ainsi, si vous créez un lien vers des sites Web externes ou si vous incluez des références à des ressources externes, NotebookLM le reconnaît et met en œuvre ces informations ainsi que les informations internes que vous avez fournies.

C’est un chatbot interne

Troisièmement, il agit comme n’importe quel chatbot populaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des notes manuelles aux dossiers qui sont ensuite utilisés dans le cadre du LLM. Les discussions sont stockées. Les dossiers peuvent être partagés en interne et en externe. L’autre chose que j’apprécie est que son interface est – contrairement à de nombreuses applications que j’utilise – simple. Il n’est pas rempli d’options, de menus, de barres de tâches, d’icônes et d’autres déchets inutiles qui me sont lancés par les fabricants de logiciels dans le but de me faciliter la vie, mais il complique plutôt ce que j’essaie de faire.

Ça parle

Enfin, NotebookLM peut converser avec votre équipe aussi bien par texte que par voix. On a beaucoup écrit sur sa capacité à créer instantanément des podcasts basés sur les données que vous avez téléchargées et c’est amusant. Mais dans un contexte sérieux, vos utilisateurs peuvent choisir d’entendre une conversation sur les données – avec deux « hôtes » à consonance humaine – au lieu de lire. Ceci est utile non seulement pour ceux qui peuvent avoir un handicap, mais aussi pour ceux qui conduisent, font du jogging ou qui sont tout simplement plus doués pour consommer des données lorsqu’on leur parle au lieu de les lire.

Comment je l’utilise maintenant

Je ne suis qu’un utilisateur indépendant et j’attends d’être accepté dans le programme pilote de NotebookLM Business, qui promet davantage de fonctionnalités d’entreprise et est déjà utilisé – selon Google – par plus de 80 000 organisations. Cependant, j’utilise toujours NotebookLM pour mon entreprise de cette manière.

Recherches d’emploi. Je cherchais un développeur à embaucher et j’ai récemment placé une annonce sur un site de recherche d’emploi. Différent de mon expérience l’année dernière – lorsque j’ai essayé de faire la même chose – je peux désormais télécharger chaque CV que je reçois et demander à NotebookLM d’effectuer une analyse. Je lui ai demandé de créer des tableaux à importer dans ma feuille de calcul. Mais plus important encore, je lui ai demandé de classer les candidats les plus qualifiés au moins en fonction de la description de poste et cela aide mon équipe et moi-même à évaluer ces candidats. Déjà, ça me fait gagner des heures.

Analyse financière. J’ai téléchargé mes états financiers des dernières années dans un cahier privé distinct et lui ai demandé d’analyser les résultats et de faire des recommandations. Il a identifié des tendances et des anomalies que je n’avais pas remarquées auparavant. Il m’a fait remarquer des dépenses beaucoup plus élevées que les années précédentes et des catégories de revenus qui avaient considérablement diminué. Je n’ai pas encore téléchargé les déclarations de revenus de mon entreprise, mais j’ai l’intention de le faire et de demander ensuite des conseils fiscaux, même si – bien sûr – je ferai parvenir les réponses à notre comptable externe.

Comment je prévois de l’utiliser cette année

Maintenant que je suis suffisamment convaincu que NotebookLM est fiable et peut fonctionner pour mon entreprise, voici quels sont mes projets pour cette année.

Propositions. J’ai l’intention de télécharger toutes les propositions que nous avons faites pour chaque client et client potentiel au cours des cinq dernières années. De cette façon, mon équipe et moi pouvons interroger l’historique de nos propositions pour connaître les frais, les services offerts et répondre à toute autre question concernant les propositions futures où nous avons dû fouiller dans le passé pour trouver ce que nous faisions auparavant.

Contrats. Je prévois de télécharger tous les contrats que nous avons conclus avec nos clients au cours des cinq dernières années afin que mon équipe et moi puissions utiliser ces données non seulement pour identifier les tendances de ce que nous avons fait, mais aussi pour répondre aux questions sur les prix et les services.

Politiques. Nous sommes une très petite entreprise, ce n’est donc pas comme si nous avions une bureaucratie des ressources humaines. Mais comme toute entreprise, nous avons nos politiques. Mon plan pour mon entreprise – et je le recommande à mes clients – est de télécharger toutes nos politiques – prise de force, éthique, discrimination, embauche, médias sociaux, etc. – sur NotebookLM afin qu’au lieu d’avoir à répondre à des questions sur ces politiques, je puisse il suffit de diriger mes employés vers le cahier correspondant et de leur permettre d’obtenir leurs réponses par eux-mêmes.

Factures clients et fournisseurs. Lorsque nous facturons des services à un client, nous lui envoyons une facture au format PDF. Lorsque nous recevons des factures de nos fournisseurs et sous-traitants, nous les recevons également par courrier électronique ou au format PDF. À l’avenir, nous allons commencer à télécharger ces factures dans des blocs-notes séparés afin qu’au lieu d’avoir à fouiller dans mon système comptable, mon équipe et moi puissions rapidement interroger NotebookLM sur les facturations des clients et des fournisseurs.

Pourquoi pas ChatGPT

Vous vous demandez peut-être pourquoi je ne fais pas cela avec un autre chatbot comme ChatGPT, CoPilot ou Claude ? La réponse est que je peux probablement le faire. Mais nous sommes une boutique Google et utilisons Workspace, Gmail et d’autres applications Google, c’est donc la solution la plus logique et nous positionne pour les futures intégrations promises par l’entreprise. Je suis également sûr qu’à mesure que tous ces chatbots mûriront, ils s’affronteront avec des fonctionnalités similaires et factureront aux entreprises le privilège d’utiliser leurs services.

Google NotebookLM aura-t-il un sens pour mon entreprise ?

Pour que NotebookLM ait vraiment un sens, il ne peut pas ajouter plus d’heures à ma journée et c’est ma plus grande préoccupation.

Pour l’utiliser pour des propositions, par exemple, je dois d’abord saisir des données dans mon système CRM. Générez ensuite la proposition. Envoyez ensuite la proposition au client. Ensuite, prenez l’étape supplémentaire consistant à télécharger la proposition dans le bloc-notes approprié afin que mon équipe puisse ensuite y accéder et l’interroger.

Ma question : quand Google supprimera-t-il ces étapes ? Ai-je vraiment besoin de sauvegarder ces éléments sous forme de fichiers ? Dois-je m’abonner à OneDrive ou Dropbox et stocker des fichiers dans mes dossiers sur mon appareil ? Mon CRM ne peut-il pas enregistrer la proposition directement dans NotebookLM et NotebookLM ne peut-il pas être assez intelligent pour « créer » un fichier pour moi basé sur mes instructions qui peut ensuite être envoyé par courrier électronique au client ?

Je pense que cela va arriver. Mais pas cette année. Cependant, je ne me plains pas. Alors que les grandes entreprises créent leurs LLM pour assurer le service client, proposer des conseils financiers, surveiller leurs employés ou analyser les transactions potentiellesje suis heureux de créer mon propre petit LLM pour offrir des informations meilleures et plus accessibles à mon équipe afin de m’aider à mieux gérer mon entreprise. NotebookLM le fait actuellement. Elle s’annonce comme l’application phare de 2025 pour les petites entreprises.