10 mauvaises habitudes commerciales qui détruisent la productivité

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Les calendriers des projets sont souvent cruciaux pour le succès, et tout revers peut être coûteux, tant financièrement qu’en termes de réputation. Même si de nombreux éléments peuvent contribuer aux retards d’un projet, les activités commerciales qui entravent la progression sont parmi les coupables les plus courants.

Examinons dix actions commerciales qui peuvent nuire à l’efficacité d’un projet.

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1. Réunions excessives

En tant que défenseur de la communication asynchrone, j’ai des opinions bien arrêtées concernant les réunions. Ils sont nécessaires à la communication, mais un trop grand nombre peut s’avérer contre-productif. Des réunions longues et fréquentes sans objectifs clairs peuvent conduire à une impasse décisionnelle et à une perte de temps. Pour lutter contre cela, prévoyez uniquement les rassemblements nécessaires avec des objectifs bien définis et favorisez les conversations explicites.

Vous pouvez rationaliser vos réunions en vous concentrant sur les résultats, les livrables et les rôles et obligations individuels. Vous pouvez également adopter des approches axées sur les performances pour propager la productivité du travail plus bas dans la hiérarchie. Les feuilles de route, qui précisent la portée, la vision et les délais de niveau supérieur, constituent la base sur laquelle les projets sont construits et exécutés.

2. Analyse excessive

Analyser tous les aspects d’un projet peut entraîner une paralysie de l’analyse. Même si une planification globale est vitale, un examen minutieux excessif peut ralentir les progrès.

  • Adoptez les techniques agiles : adoptez les méthodes agiles pour la planification itérative et l’adaptabilité.
  • Fixez des jalons et des dates d’échéance : divisez le projet en jalons avec des délais bien définis pour maintenir la concentration.
  • Mettre en œuvre un cadre décisionnel : instaurer un cadre décisionnel pour éviter les débats sans fin.

Trouvez un équilibre en vous concentrant sur les aspects clés et en évitant toute microgestion inutile.

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3. Les formalités administratives

Une bureaucratie autoritaire, notamment des niveaux d’approbations et de paperasse, peut entraver la dynamique du projet. Pour atténuer les conséquences négatives, envisagez de rationaliser vos processus et d’autoriser les membres de l’équipe à prendre des décisions dans leurs domaines d’expertise.

Identifiez les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation, puis simplifiez la prise de décision. Réduisez les approbations requises et assurez-vous que les autorisations sont accordées rapidement et uniquement lorsque cela est nécessaire.

Tirez parti des outils numériques pour automatiser les tâches administratives de routine. Par conséquent, il y aura moins de paperasse et les membres de l’équipe pourront se concentrer sur des tâches qui ajoutent de la valeur.

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4. Communication ambiguë

Une communication incohérente peut entraîner des malentendus et des revers. Une communication inadéquate est la principale cause d’échec des projets dans 37% des cas. Cette statistique souligne l’importance d’une communication efficace et transparente dans la gestion de projet.

En outre, sur les 135 millions de dollars menacés pour chaque milliard de dollars dépensé en projets, 75 millions de dollars sont en jeu à cause d’une mauvaise communication. Le risque financier important rappelle les conséquences potentiellement graves d’une communication inefficace.

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5. Déplacement de la portée

Des modifications fréquentes de la portée du projet peuvent prolonger considérablement les délais. L’élargissement de la portée, ou l’élargissement des objectifs du projet au-delà du plan initial, est un problème courant qui peut considérablement allonger les calendriers des projets.

Définissez la portée dès le départ et gérez les demandes de modification pour éviter toute dérive de la portée. Commencez par une portée de projet bien définie pour minimiser les malentendus.

Vous pouvez également établir des processus clairs pour évaluer et documenter les changements de portée. Surveiller en permanence les progrès par rapport à la portée établie pour identifier et traiter rapidement l’expansion de la portée.

6. Utilisation inefficace des ressources

Cette question englobe toutes les ressources du projet, y compris la technologie, les finances et les matériaux, au-delà de la main-d’œuvre. Une gestion inadéquate des ressources peut entraîner des résultats coûteux, notamment des goulots d’étranglement, des retards, voire l’échec du projet.

Évaluez et évaluez continuellement vos besoins en ressources tout au long de la durée du projet pour relever ce défi. Ne vous contentez pas d’allouer des ressources dès le début du projet et de les oublier. Soyez prêt à faire des ajustements rapides si nécessaire.

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7. Planification inadéquate

Une planification inadéquate peut entraîner de la confusion et des retards dans le futur. Investissez du temps dans une planification de projet complète, qui comprend des stratégies d’évaluation et d’atténuation des risques.

Cela comprend des objectifs de projet clairs, une liste de responsabilités et de livrables, ainsi que des délais réalistes. Intégrez des dispositions pour l’analyse et la réduction des risques dans votre stratégie de projet. Élaborer des plans d’urgence pour faire face aux risques potentiels qui pourraient mettre en péril le projet. La planification de projet est un processus continu qui nécessite un examen et des ajustements réguliers.

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8. Microgestion

Un contrôle excessif des membres de l’équipe peut entraîner de la frustration et étouffer la créativité. Il s’agit souvent d’un indicateur d’un leadership inefficace et d’un perfectionnisme, qui traduisent tous deux un manque de confiance dans l’équipe avec laquelle vous travaillez.

Canalisez votre tendance à la microgestion en renforçant votre leadership. Nommez des chefs de projet expérimentés qui peuvent guider efficacement l’équipe et prendre des décisions éclairées.

La recherche de la perfection ne peut qu’entraîner des révisions et des retards sans fin. Établissez des normes de qualité pratiques et concentrez-vous sur la réalisation efficace des objectifs du projet.

Ayez confiance dans les capacités de votre équipe et accordez-lui l’autonomie nécessaire pour accomplir ses tâches.

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9. Absence de responsabilité

Sans responsabilité claire, les tâches risquent d’être laissées de côté. Pour résoudre ce problème, établissez des mécanismes de responsabilisation, fixez des délais et tenez les membres de l’équipe responsables de leurs contributions.

Définissez méticuleusement les tâches et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Assurez-vous que tout le monde comprend les attentes. L’établissement de délais clairs favorise la responsabilisation, car les membres de l’équipe sont plus susceptibles de s’approprier leurs responsabilités.

Planifiez des enregistrements ou des réunions régulières pour suivre les progrès et discuter des obstacles. Cela permet d’identifier rapidement les problèmes de responsabilité et fournit un moyen rapide de les rectifier.

10. Ne pas apprendre des erreurs

Des retards récurrents peuvent survenir si nous ne parvenons pas à tirer les leçons des erreurs passées.

Effectuer des évaluations post-projet approfondies pour chaque projet. Examinez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et notez les domaines nécessitant des améliorations.

Pour conclure, rappelez-vous que l’efficacité consiste à faire plus avec moins de tracas. Les calendriers des projets sont importants ; tout problème peut coûter de l’argent, des efforts et de la réputation. En surmontant ces obstacles courants dans votre travail, vous préparez le terrain pour une gestion de projet plus fluide.

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Abandonnez les activités commerciales qui vous ralentissent

Fixez-vous pour objectif de détecter et de résoudre les problèmes dès le début, et vous vous assurerez de faire avancer vos projets. Préparez-vous, vous et votre équipe, en affinant la gestion de projet et en favorisant une culture de communication claire, de responsabilité et d’adaptabilité.

De cette façon, vous protégez non seulement vos ressources, mais vous établissez également une fiabilité à tous les niveaux.